Oli kyseessä sitten yrityksen toimitusjohtaja, myyntihenkilö tai jokin muu titteli, on asiakkaiden ja mahdollisten yhteistyökumppaneiden kohtaaminen kasvotusten nykypäivän yritysmaailmassa hyvin todennäköistä. Kohtaamisia syntyy toki virtuaalisesti videopuheluiden välityksellä, mutta myös erilaiset alan tapahtumat kuten messut tai vaikkapa perinteiset yritysvierailut ovat vähintään yhtä yleisiä.
Ellei kyseessä ole laajemman delegaation vierailu, etenkin ennestään tuntemattomasta yrityksestä saattaa muodostua muille mielikuva yhden ainoan henkilön ja kohtaamisen perusteella. Ei olekaan lainkaan yhdentekevää, millaisen henkilön valitsee edustamaan yritystä. Ei kuitenkaan syytä huoleen — yritysmaailmassa ei tarvitse olla läpikotaisin supliikki tai kaunis tai komea, jotta yritystä voisi edustaa menestyksekkäästi. Muutama pieni niksi on kuitenkin hoidettava kuntoon ennen asiakkaiden tai muiden tahojen kohtaamista firman nimissä. Näihin perehdymme alla tarkemmin.
Perehdy yritykseen huolellisesti
Jotta yritystä voisi edustaa menestyksekkäästi, on oleellista pyrkiä tutustumaan siihen mahdollisimman monelta kantilta. Asiakkaat huomaavat herkästi, jos yrityksen edustaja ei seiso sanojensa takana tai vaikuttaa epävarmalta. Mikäli sattuu olemaan yrityksen perustaja tai on muuten vain työskennellyt yrityksessä jo vuosikymmenten ajan, asiaa ei tarvitse yleensä suuremmin miettiä. Muussa tapauksessa on järkevää käydä läpi yrityksen perusperiaatteet, arvot ja missio sekä perehtyä sen tarjoamiin tuotteisiin tai palveluihin riittävän huolellisesti, että on valmis vastaamaan mahdollisiin kysymyksiin uskottavasti.
Etenkin ensikertalaista yrityksen edustajana toimiminen voi ymmärrettävästi jännittää. Huolellinen valmistautuminen kantaa kuitenkin jo pitkälle, joten kahlaa läpi yrityksen käsikirjaa ja muita tiedonlähteitä ja päivitä yritystä koskevat tietosi ajan tasalle jo hyvissä ajoin.
Panosta ulkonäköön ja olemukseen
Tuskin mikään on yhtä haitallista yritykselle kuin asiakastapaamiseen saapuminen epäsiistinä. Huolittelematon olemus kielii välinpitämättömyydestä asiakasta kohtaan, jonka lisäksi se voi pahimmillaan herättää epäluuloa itse yritystä ja sen toimintaa kohtaan. Jo pienellä vaivannäöllä on kuitenkin mahdollista huolehtia siitä, etteivät esimerkiksi yrityskaupat jää kiinni ainakaan epäsiististä olemuksesta. Hyvässä lykyssä ulkonäköön ja olemukseen panostaminen voivat jopa edesauttaa kauppojen syntymistä, sillä niillä luodaan hyvä vaikutelma.
Miellyttävän olemuksen kulmakiviä ovat siisteys, raikkaus ja tyylikkyys. Ennen yritystapaamista kannattaakin käydä suihkun kautta raikastautumassa, jonka lisäksi pieni suihkaus hajuvettä ei ole lainkaan pahitteeksi. Hajuvesien joukosta löytyy laidasta laitaan vaihtoehtoja, joten hajuvesiostoksilla valinnanvaraa piisaa. Monet miesten hajuvedet tuovat olemukseen mukavasti särmää ja eleganssia ja ovat useimpien nenää miellyttäviä, mikä viimeistelee businesstyylin upeasti.
Toki myös vaatevalinnoilla on merkitystä, sillä vääränlainen pukeutuminen voi aiheuttaa hallaa yritykselle. Ei kuitenkaan ole yhtä ainutta nyrkkisääntöä pukeutumisen suhteen, vaan riippuu pitkälti yrityksestä ja alasta, miten yritystapaamisiin kannattaa pukeutua. Toisinaan kyse voi olla yrityksen logolla varustetusta verryttelytakista, kun taas muodollisemmissa tapaamisissa paras vaihtoehto on ehdottomasti tumma puku.
Hio sosiaalisia taitoja
Suomalaisia pidetään usein vähäpuheisina niin arjessa kuin liike-elämässäkin. Toisinaan siitä ei ole haittaa, mutta etenkin kansainvälisissä tapaamisissa voi olla järkevää kiinnittää huomiota myös omaan ulosantiin ja sosiaalisiin taitoihin. Kenen tahansa on mahdollista hioa sosiaalisia taitojaan siten, että kohtaamiset toisen osapuolen kanssa sujuvat mahdollisimman sulavasti ja mukavissa merkeissä. Small talkin hallitseminen ja selkeä ulosanti vievät jo pitkälle. Mikäli työtehtäviin kuuluu siis yrityksen edustaminen tavalla tai toisella, kannattaa asialle uhrata ajatus jos toinenkin ja pyrkiä kehittämään itseään, mikäli sille näkee aihetta.
Usein harjoittelemalla on mahdollista kehittää omaa sosiaalista kyvykkyyttään. Mitä enemmän asiakkaita töissään kohtaa, sitä sujuvammaksi kohtaamiset muuttuvat. Jos aihe tuntuu kuitenkin hankalalta, monet tahot tarjoavat nykyään erilaisia valmennuksia sosiaalisten taitojen kehittämisestä kiinnostuneille.
